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Caption-Texte in Word exportieren


By Ralf Baum - Posted on 18 Oktober 2011

Kennen Sie das? Sie haben eine Draftversion mit Captivate erstellt und die Dateien an einen Kollegen mit der Bitte weitergegeben, die Beschriftungstexte zu korrigieren. Aber was bekommen Sie unter Umständen zurück? Ein unübersichtliches Excel-Dokument mit Einträgen wie "Nicht um zu; UM" oder ähnliches.

Jetzt müssten Sie alle Änderungen (sofern Sie sie verstehen) händisch übernehmen. Gibt es eine andere Möglichkeit? Dem Kollegen die Source-Datei geben, verknüpft mit der Bitte die Änderungen selbst zu machen? Nein, Source-Dateien aus der Hand zu geben ist immer kritisch.

Stattdessen sollten Sie die Import/Export-Funktion von Captivate nutzen.
Klicken Sie auf
->Datei
->Export
->Captions

Klicken Sie auf Datei und anschliessend auf Exportieren. Sie können ein Word-Dokument mit allen Inhalten erstellen lassen, indem Sie auf Projektbeschriftung und Bilduntertitel klicken. Dieses Word-Dokument beinhaltet zwei Spalten. Orginal Text Caption Data und Updated Text Caption Data. Die rechte Spalte kann einfach editiert werden.

Diese Datei können Sie nun auch von Kollegen sprachlich überprüfen lassen. Diese benötigen kein Captivate, um Änderungen vornehmen zu können. Eine Microsoft Word 2003 Version reicht vollkommen.

Um die Dateien wieder einfügen zu können, sind auch nur 3 Klicks notwendig. Klicken Sie wieder auf Datei und diesmal auf Import. Wählen Sie hier die Funktion Projektbeschriftung und Bilduntertitel aus und schon sind die neuen Texte eingefügt.

Achtung: Werfen Sie nach dem Einfügen noch mal einen schnellen, aber kritischen Blick auf die geänderten Stellen. Unter Umständen muß bei deutlich gestiegener Wortanzahl in den jeweiligen Captions die Formatierung noch angepasst werdem. Dies sollte allerdings kein allzu grosser Aufwand sein.

Eigentlich ganz einfach, oder?

Die Einsatzmöglichkeit beschränkt sich aber nicht nur auf die Textkontrolle: Auch bei der Lokalisierung von Projekten können Sie so ohne zusätzlichen Aufwand Projekte in unterschiedlichen Sprachen erstellen.

Free Tagging (Freies Zuweisen von Kategorien)

Sorry, do not dare to write in German. This is a less-known feature of Captivate, I'm using it a lot for localisation (creating modules in different languages). Can I add some tips? You will have to keep the filename for the Word-document to have this functional. If the captions are set to resize automatically, a lot of editing after import can be avoided.
In my version of 5.5 this functionality was broken: although the import seemed to work, got the reporting dialog box about the number of captions imported, the text in the captions was not changed. The Adobe team has worked out a solution for this problem, it is now functional for me and I hope they will release it in the near future for all users with this problem.

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